Kontrol Listesi

Hareketlilik Öncesi

  • [ ] Pasaport Başvurusu: Pasaportun yoksa hemen başvur. Dikkat: Pasaportunun süresi, döneceğin tarihten itibaren dönüşten sonra +6 ay geçerli olacak şekilde al. Süresi az olan pasaport vize reddi sebebidir.
  • [ ] Pasaport Bilgisi: Pasaportun fotoğraflı sayfasını ve pasaport numaranı ofise mail at.
  • [ ] Denizbank Euro Hesabı: Kendi adına bir Denizbank Euro hesabı aç ve IBAN bilgisini ofisle paylaş. (Hiben sadece bu hesaba yatırılır).
  • [ ] Nominasyon Takibi: HKÜ senin bilgilerini karşı okula gönderir (Nominasyon). Karşı kurumdan 2 hafta içinde ses çıkmazsa mutlaka ofise (IRO) bildir.
  • [ ] Kabul Mektubu (Acceptance Letter): Karşı okuldan resmi kabul mektubunu iste. (Staj için kazananlar; dönem içi 5 ay, yaz stajı 3 ay kuralına göre mektup almalıdır).
  • [ ] Ders Seçimi (OLA):
    • Öğrenim: Bölüm koordinatörünle dersleri seç ve Online Learning Agreement (OLA) sistemini doldur.
  • [ ] Sigorta (3’lü Koruma): Sağlık + Mesuliyet + Kaza sigortası yaptır. Özellikle stajyerler için mesuliyet ve kaza sigortası zorunludur. Poliçenin bir kopyasını ofise at, birini yanında taşı.
  • [ ] Vize Kolaylaştırıcı Belge: Turnaportal üzerinden vize yazını al ve vize dosyana ekle.
  • [ ] Hibe Sözleşmesi: Üst yazı süreci tamamlanınca ofise şahsen davet edileceksin. Sözleşmeyi imzala (Senin yerine başkası imza atamaz). Vize dosyana bu belgeyi koy. 
  • [ ] Vize Başvurusu: Belgeleri ofise teslim ettikten en erken 2 hafta sonrası için vize randevusu al. Başvuru yaptığını ofise bildir.
  • [ ] Vize Onayı: Vizen geldiğinde pasaporttaki vize sayfasını ofise mail at.

[ ] İlk OLS Sınavı: Gitmeden önce Online Dil Sınavını çöz ve ekran görüntüsünü ofise gönder.

Hareketlilik Sırasında

Oraya vardığında akademik ve idari güvenliğini sağlamak için şu adımları at:

  • [ ] Varış Teyidi (Arrival Form): Gittiğin okulun ofisine “Arrival Form” imzalat ve HKÜ’ye mail at. (Hibenin %80’lik ilk kısmının yatması için bu belge şarttır).
  • [ ] Ders/İş Değişikliği (Changes to LA): Eğer derslerin veya staj içeriğin değişirse, ilk 4-7 hafta içinde “Changes to LA” kısmını doldurup dijital onayları almalısın.
  • [ ] Asgari Süre Takibi: Hibeni kaybetmemek için öğrenim ve stajda kesintisiz minimum 2 tam ay orada bulunmalısın.
  • [ ] Mücbir Sebep: Doğal afet, sağlık sorunu gibi kontrol dışı durumlarda derhal ofise bilgi ver.
  • [ ] Katılım Belgesi Temini: Hareketliliğin son günü ilgili ofise giderek onay belgeni al. Bu belge hareketliliğin başlangıç ve bitiş tarihlerini kapsar. 

Hareketlilik Sonrasında

Döndükten sonra kalan %20 hibenin yatması ve derslerinin sayılması için gerekenler:

  • [ ] İkinci OLS Sınavı: Dönüş sınavına gir ve sonucunu ofise mail at.
  • [ ] Katılım Belgesi (Confirmation Letter): Hareketliliğinin başlangıç ve bitiş tarihlerini içeren mühürlü belgeyi ofise gönder.
  • [ ] Transkript / Staj Sertifikası: Karşı kurumdan aldığın not dökümünü veya staj başarı belgesini ilet.
  • [ ] EU Anketi: E-postana gelen Avrupa Birliği anketini doldur ve onay dosyasını ofise yönlendir. Bu aşama oldukça önemli. Bu anketi tamamlamadığın takdirde hibende kesinti olur.
  • [ ] Giriş-Çıkış Teyidi: Pasaporttaki giriş-çıkış damgalarının taranmış hali ve E-devlet’ten alınan “Yurda Giriş-Çıkış Belgesi”ni paylaş.
  • [ ] OLA “After Mobility” Bölümü: Belgenin son kısmında değişiklik varsa doldurup onaylatarak ofise gönder.
  • [ ] Geri Bildirim: Web sitemizdeki [Feedback Formu] ve [Memnuniyet Anketi] linklerini tamamla.