urt dışında eğitim almak veya staj yaparak profesyonel deneyim kazanmak istiyorsan, bu rehber senin yol haritan olacak. Hayallerini gerçeğe dönüştürmek için şu adımları takip etmelisin:

1. Kararını Ver: Öğrenim mi, Staj mı?

Öncelikle hangi hareketlilik türünün sana daha uygun olduğunu belirle:

• Öğrenim Hareketliliği: Avrupa’daki bir partner üniversitede 1 veya 2 dönem boyunca ders almanı sağlar.

• Staj Hareketliliği: Bölümünle ilgili yurt dışındaki bir şirkette veya kurumda en az 2 ay süreyle mesleki deneyim kazanmanı sağlar.

2. Başvuru Şartlarını Kontrol Et

Başvuru yapabilmek için temel kriterleri sağladığından emin olmalısın:

• • Akademik Başarı: Genellikle lisans öğrencileri için minimum 2.20/4.00, lisansüstü öğrenciler için 2.50/4.00 GANO (GPA) istenir.

  • Dil Yeterliliği: Üniversitemiz tarafından yapılan Erasmus Dil Sınavı’ndan geçerli bir puan almalı veya eşdeğerliği olan bir sınav sonucuna (YDS, EYDS, vb.) sahip olmalısın.

  • Örnek İngilizce sınavı için tıkla!

3. İlan Dönemlerini Takip Et

Erasmus başvuruları her yıl belirli dönemlerde (genellikle Bahar yarıyılı başında) açılır.

• Duyurular:  turnaportal.ua.gov.tr adresini düzenli olarak kontrol et.

• Başvuru Portalı: Başvurular artık dijital ortamda, Türkiye Ulusal Ajansı’nın E-Devlet kapısı üzerinden yürütülmektedir.

• Başvuru koşulları için buraya tıkla!

Pro-Tüyo: Kabul Mektubunun Gücü!

Eğer Staj Hareketliliğine başvurmayı planlıyorsan, rakiplerinin bir adım önüne geçmek için harika bir fırsatın var!

Ek Puan Avantajı: Başvuru aşamasında, staj yapacağın kurumdan aldığın resmi bir “Kabul Mektubu” (Acceptance Letter) sunman durumunda, seçim puanına ek puan eklenir.

Bu sana ne kazandırır?

• Sıralamada Yükselme: Toplam puanını artırarak asil listede yer alma ve hibe alma şansını maksimuma çıkarırsın.

• Hızlı Süreç: Staj yerin zaten belli olduğu için yerleştirme sonrası belgelerini hazırlaman çok daha kolay olur.

Kabul mektubunu nasıl alabilirsin? Şimdiden alanınla ilgili Avrupa’daki şirketlere, laboratuvarlara veya sivil toplum kuruluşlarına profesyonel bir CV ve niyet mektubu ile ulaşmaya başla. Unutma, staj yerini kendin bulman hem özgüvenini artırır hem de tam istediğin alanda deneyim kazanmanı sağlar!

Başvurudan Sonraki Yol Haritası

Turnaportal üzerinden ilgili Erasmus+ ilanına başvurunu yaptın, peki şimdi ne yapmalısın?

1. Dil Sınavı ve İlan Takvimi

Eğer başvuru sırasında halihazırda bir dil belgesi sunmadıysan, üniversitenin yapacağı Erasmus Dil Sınavı tarihlerini takip et.

• Tüyo: Sınav giriş yerleri ve saatleri web sitesinden duyurulur, e-postana gelmesini beklemeden iro.hku.edu.tr adresinin “Duyurular” bölümünde sık sık kontrol et.

2. Taslak Listelerin İlanı

Başvurular kapandıktan sonra önce bir “Ön Değerlendirme Listesi” yayımlanır.

• Kontrol Et: İsminin karşısındaki GANO ve Dil Puanı doğru mu?

• İtiraz Süresi: Eğer bir hata olduğunu düşünüyorsan, ilan edilen itiraz süresi içinde ofise bildirmelisin. Bu süre geçtikten sonra düzeltme yapılamaz.

3. Nihai Yerleştirme Sonuçları

Puanlar kesinleştikten sonra “Asil” ve “Yedek” listeler açıklanır.

• Asil Listedeysen: Tercihlerinden birine yerleştin demektir, süreç senin için asıl şimdi başlıyor.

• Yedek Listedeysen: Üzülme! Asil listeden feragat edenler (vazgeçenler) çok olur. Sıranın sana gelme ihtimali her zaman vardır.

4. “Feragat” Dönemine Dikkat

Eğer seçildiysen ama gitmekten vazgeçtiysen, ilan edilen “feragat süresi” içinde bunu bildirmen gerekir. Eğer bu süre içinde bildirmez ve gitmezsen, bir sonraki Erasmus başvurunda puanın düşürülür.

⚠️ Bu Süreçte Asla Yapmaman Gerekenler:

• Hemen Uçak Bileti Almayın: Resmi sonuçlar açıklanmadan ve karşı kurumdan “Kabul Mektubu” gelmeden hiçbir şey için masraf yapmayın.

• Sabırlı Olun: Yerleştirme işlemleri belirli bir algoritma ve kural setine göre yapılır. Liste ilan edilene kadar sabırla bekleyin.

💡 Şimdi Ne Yapabilirsin?

Bekleme sürecindeyken boş durma; tercihlerine yazdığın şehirlerdeki konaklama imkanlarını, hayat maliyetlerini ve üniversitelerin akademik takvimlerini araştırmaya başla. Özellikle vize süreçleri için pasaportunun güncelliğini kontrol etmek iyi bir hazırlık olacaktır.

Sonuçlar açıklandığında listeyi dikkatle incele, başarılar dilerim!

Dil sınavını da geride bıraktığına göre, artık en heyecanlı aşamaya yani “Nihai Başarı Puanı” ve “Yerleştirme Sonuçları” aşamasına geldin. Şu an yapman gerekenler tamamen stratejik bekleyiş ve takip üzerine:

🕒 Sonuçlar Açıklanana Kadar İzlenecek Yol Haritası

1. Puan Hesaplamanı Kendin Yap (Tahmini)

Erasmus seçim puanı genellikle şu şekilde hesaplanır:

• %50 GANO (GPA) + %50 Dil Sınavı Puanı

• (Eğer daha önce katıldıysan -10 puan veya engellilik/şehit-gazi yakını gibi durumların varsa +10 puan gibi eklemeleri unutma.) Bu hesaplamayı yaparak listede aşağı yukarı nerede olacağını öngörebilirsin.

2. “Ön Değerlendirme Listesi”ni Takip Et

Ofis, sonuçları açıklamadan önce bir ön liste yayımlar.

• Kritik Kontrol: Puanın doğru hesaplanmış mı? Tercihlerin sistemde doğru görünüyor mu?

• İtiraz Hakkı: Eğer puanında bir hata varsa, ofisin belirlediği itiraz süresini asla kaçırma.

3. Nihai Sonuçlar ve “Asil/Yedek” Durumu

Sonuçlar açıklandığında isminin yanında üç durumdan biri yazar:

• Asil: Tercihlerinden birine yerleştin ve hibe alma önceliğin var.

• Yedek: Puanın yetmediği için bir yere yerleşemedin ancak asil listeden vazgeçen olursa sırayla yerleşebilirsin.

4. Oryantasyon Toplantısını Sakın Kaçırma!

Sonuçlar açıklandıktan hemen sonra Erasmus Ofisi bir Oryantasyon Toplantısı düzenler.

• Bu toplantı “hayat kurtarıcıdır”.

• Vize, pasaport harç muafiyeti, Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) gibi karmaşık süreçler burada adım adım anlatılır.

💡 Bu Sırada Hazırlık Yapmaya Başla:

• Pasaport Kontrolü: Eğer pasaportun yoksa veya süresi gitmeyi planladığın tarihten itibaren 1 yıldan azsa, pasaport işlemlerini araştırmaya başla. (Öğrenci olduğun için harçsız pasaport alabilirsin!)

• Bütçe Araştırması: Tercih ettiğin şehirlerdeki ev/yurt kiralarına “Erasmusu”, “Student.com” gibi sitelerden bakmaya başla.

• Bölüm Koordinatörünle Tanış: Eğer sonuçlar kesinleşirse ders seçimi yapacağın Bölüm Koordinatörün kim, şimdiden öğren.

Unutma: Erasmus bir sabır sürecidir. Evrak işleri bazen yorucu olabilir ama o uçağa bindiğin an her şeye değdiğini göreceksin!

Sonuçlar açıklandığında isminin karşısında “Asil” yazısını gördüysen, artık resmi süreç senin için başlamış demektir. İşte HKÜ öğrencisi olarak izlemen gereken yol haritası:

1. Oryantasyon Toplantısı ve Tarih Belirlenmesi

Sonuçların ilanından kısa bir süre sonra Erasmus Ofisimiz tarafından bir Oryantasyon Toplantısı düzenlenir. Bu toplantıda:

• Süreçle ilgili tüm kritik tarihler (belge teslimi, son feragat tarihi vb.) belirlenir.

• Vize ve hibe süreçleri hakkında detaylı bilgi verilir.

• Toplantıya katılım, hak kaybı yaşamaman için zorunludur.

2. TurnaPortal Üzerinden Tercihlerin Düzenlenmesi

Toplantıda belirtilen süre zarfında, başvurunu yaptığın Türkiye Ulusal Ajansı TurnaPortal (turnaportal.ua.gov.tr) sistemine girmen istenir.

• Yerleştiğin üniversite ve hareketlilik bilgilerinin doğruluğunu kontrol ederek sistem üzerinden tercih listeni ve onaylarını son haline getirmelisin.

• Bu adım, resmi yerleştirmenizin Ulusal Ajans sisteminde kesinleşmesi için hayati önem taşır.

3. HKÜ Nominasyon (Aday Gösterilme) Süreci

Siz sistemdeki tercihlerinizi kesinleştirdikten sonra, HKÜ Uluslararası İlişkiler Ofisi devreye girer:

• Ofisimiz, yerleştiğin karşı üniversiteye senin adına resmi bir Nominasyon (Aday Gösterilme) Maili gönderir.

• Bu mail, “Bu öğrencimiz seçimleri kazanmıştır ve önümüzdeki dönem sizin üniversitenizde eğitim görecektir,” anlamını taşır.

• Bu aşamadan sonra karşı üniversite genellikle seninle iletişime geçerek başvuru paketini (Application Package) gönderir.

• Bu maillerdeki cevapları takip etmeli ve hızlı hareket etmelisin. Aksi takdirde hareketlilikten yararlanamayabilirsin.

4. Karşı Kuruma Başvuru (Application)

Nominasyonun yapıldıktan sonra karşı üniversitenin başvuru sistemine kayıt olmalı ve istenen belgeleri (Transkript, Pasaport fotokopisi, Dil belgesi vb.) onların son başvuru tarihinden önce iletmelisin.

5. Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) Hazırlığı

Gideceğin okulda alacağın derslerin, HKÜ’deki derslerine karşılık sayılması için bu belgeyi doldurmalısın.

• Bölüm Koordinatörü: Ders seçiminde mutlaka bölüm koordinatöründen onay almalısın.

• İmza: Belge hem senin, hem HKÜ’nün hem de karşı kurumun imzasını taşımalıdır. (Genellikle Online Learning Agreement – OLA üzerinden yapılır).

• Bu belgeleri doldururken ihtiyaç duyulan ISCED kodları için tıkla!

  a. Öğrenim Hareketliliği İçin: Online Learning Agreement (OLA)

  Öğrenim hareketliliğinde bu süreç artık tamamen dijitalleşmiştir ve OLA (Online Learning Agreement) olarak adlandırılır.

  • Nedir? Gideceğin üniversitede alacağın dersleri ve bu derslerin kendi üniversitendeki (HKÜ) hangi derslere karşılık sayılacağını (denkliğini) gösteren belgedir.

  • İçerik (Table A & B):

    • Table A: Karşı üniversitede alacağın derslerin kodları, adları ve ECTS (AKTS) kredileri.

    • Table B: Bu derslerin başarıyla tamamlanması durumunda HKÜ’de sayılacak olan eşdeğer dersler.

  • İmza Süreci: Tamamen çevrimiçi yürür. Önce sen imzalarsın (dijital olarak), sonra HKÜ Bölüm Koordinatörün onaylar ve en son karşı kurumun koordinatörü onaylayarak süreci tamamlar.

  • Online Learning Agreement belgesinin detayları için tıkla!

  ---

  b. Staj Hareketliliği İçin: Learning Agreement for Traineeship

  Staj hareketliliğinde odak noktası dersler değil, yapılacak olan mesleki faaliyetler ve kazanılacak yetkinliklerdir.

  • Nedir? Staj yapacağın kurumda üstleneceğin görevleri, çalışma programını, çalışma saatlerini ve bu stajın akademik olarak nasıl tanınacağını (staj zorunluluğuna sayılması veya diploma ekine işlenmesi) belirleyen belgedir.

  • İçerik:

    • Detailed Programme of the Traineeship: Staj boyunca yapacağın işlerin haftalık veya aylık dökümü.

    • Knowledge, Skills, and Competences: Staj sonunda kazanmayı hedeflediğin mesleki beceriler.

    • Monitoring and Evaluation Plan: Stajının nasıl denetleneceği ve başarı kriterlerinin neler olduğu.

  • İmza Süreci: Genellikle manuel (PDF üzerinden imza/kaşe) veya kurumların kendi sistemleri üzerinden yürütülür. Staj yapacağın yerdeki yetkili kişi, sen ve HKÜ koordinatörün tarafından imzalanır.

  ---

📑 Vize ve Hibe İçin Gerekli Belgeler

Karşı kurumdan Kabul Mektubun (Acceptance Letter) geldikten sonra şu işlemleri başlatmalısın:

Hayat Kurtaran Tüyolar

• Konaklama: Avrupa’da barınma sorunu büyüktür. Karşı kurumdan kabul maili gelir gelmez yurt başvurunu yap veya güvenilir sitelerden (Erasmusu vb.) oda aramaya başla.

• Vize Randevusu: Bazı ülkelerin vize randevuları aylar sonrasına verilebilir. Kabul mektubunu beklemeden randevu sistemlerini kontrol et.

• Feragat: Eğer gitmekten vazgeçersen, ofisin belirlediği son feragat tarihine kadar bildirmeyi unutma; aksi takdirde sonraki başvurularında puanın kesilir.