Yol Haritası: Personel Hareketliliği

1. İlan Dönemini Bekleyin ve Duyuruları Takip Edin

Hareketlilik süreci, üniversitemizin yayımlayacağı resmi ilan ile başlar.

• Nereyi takip etmeliyim? iro.hku.edu.tr adresindeki “Duyurular” kısmını ve kurumsal e-posta adresinizi düzenli kontrol edin.

• Başvuru kanalı: Başvurular artık kağıt üzerinden değil, e-Devlet kapısı üzerinden turnaportal.ua.gov.tr adresinden yapılmaktadır.

2. Hareketlilik Türünüze Karar Verin

İhtiyacınıza göre iki tür hareketlilikten birini seçmelisiniz:

• Ders Verme Hareketliliği: Akademik personel içindir. Karşı kurumda en az 8 saat ders anlatmanız gerekir.

• Eğitim Alma Hareketliliği: Hem akademik hem de idari personel yararlanabilir. Bir kurumda iş başı eğitim, gözlem veya kurs faaliyetlerini kapsar.

3. İş Birliği Yapılacak Kurumu Belirleyin

• Anlaşma Kontrolü: Ders verme hareketliliği için gideceğiniz üniversite ile bölümünüz arasında İkili Anlaşma (Inter-institutional Agreement) olması şarttır. Bölüm koordinatörünüzden veya ofisimizden güncel anlaşma listesini isteyebilirsiniz.

• Eğitim Alma İstisnası: Eğitim alma hareketliliğinde, karşı kurumun yükseköğretim kurumu olması durumunda anlaşma şartı aranır; ancak bir işletme veya kuruluş ise anlaşma zorunluluğu yoktur.

4. Kabul Mektubu (Invitation/Acceptance Letter) Alın

Başvuru aşamasında veya seçildikten hemen sonra (ilan şartlarına göre değişebilir), karşı kurumdan sizi misafir edeceklerine dair bir davet yazısı almanız süreci kesinleştirir. Şimdiden yurt dışındaki meslektaşlarınızla iletişime geçmek size zaman ve puan kazandıracaktır.

5. Puanınızı Etkileyen Kriterleri Gözden Geçirin

Seçimler objektif bir puanlama sistemine göre yapılır. Şu kriterler puanınızı etkileyebilir:

• Daha önce hareketlilikten yararlanmamış olmak (Artı puan).

• Yabancı dil puanı (YDS, YÖKDİL veya üniversite sınavı).

• Bölüm veya birim koordinatörlüğü görevi yürütmek.

• Engellilik durumu veya gazi/şehit yakını olmak.

6. Hazırlık Sürecini Başlatın

Başvurular açılmadan önce şunları hazırda bulundurmanız faydalı olacaktır:

• Güncel bir akademik CV (karşı kurum için)

• Geçerli bir dil belgesi.

Özetle ilk adımınız: iro.hku.edu.tr adresini sık kullanılanlara eklemek ve üniversitemizin yıllık ilanını beklemek olmalıdır. İlan açıldığında, sistemdeki yönlendirmeleri takip ederek başvurunuzu dakikalar içinde tamamlayabilirsiniz.

Tam olarak öyle! Başvuru butonuna basıldığı an ile sonuçların açıklandığı an arasındaki o meşhur “bekleme salonu” aşamasındasınız. Bu süreçte personelin yapması gereken en sağlıklı şey “stratejik bekleme” moduna geçmektir.

İşte bu belirsiz süreçte izlenmesi gereken adımlar:

1. İlan Takvimini Not Edin

Başvuru rehberinde belirtilen “Tahmini Sonuç İlan Tarihi”ni ajandanıza kaydedin.

•  Sonuçlar genellikle başvurular kapandıktan sonraki 2-4 hafta içinde, komisyon değerlendirmesi biter bitmez iro.hku.edu.tr üzerinden ilan edilir.

📧 2. Kurumsal E-postanızı “Favorilere” Alın

Erasmus Ofisi, eksik belge veya puanlama ile ilgili bir güncelleme yapması gerekirse size sistem (Turna Portal) veya kurumsal e-posta üzerinden ulaşacaktır. Bu süreçte gelen kutunuzu (ve bazen gereksiz kutusunu) günlük olarak kontrol etmekte fayda var.

🗺️ 3. Taslak Bir “Hareketlilik Planı” Oluşturun

Henüz kazanıp kazanmadığınız belli olmasa da, eğer seçilirseniz gitmek istediğiniz kurum/kuruluşları zihninizde netleştirin.

• Ders Verme ise: Anlaşmalı olduğumuz kurum listesine göz atın.

• Eğitim Alma ise: Potansiyel eğitim merkezlerini veya üniversiteleri araştırın.

🔍 4. Puanınızı Kontrol Edin (Ön Hazırlık)

İlan metnindeki puanlama kriterlerini tekrar okuyun.

• “Hizmet yılım doğru yansıtılmış mı?”

• “Dil belgem geçerli mi?”

• “Daha önce bu hareketlilikten yararlandım mı?” Gibi soruların yanıtlarını hazırlayın ki, Ön Değerlendirme Listesi açıklandığında bir hata görürseniz itiraz süresini (genellikle 48-72 saattir) kaçırmadan müdahale edebilesiniz.

⚠️ Önemli Uyarı: Henüz Harcama Yapmayın!

Bu aşamada en büyük hata, “kesin seçilirim” düşüncesiyle uçak bileti almak veya konaklama rezervasyonu (iptal edilemez olanlardan) yapmaktır.

Altın Kural: Nihai yerleştirme sonuçları açıklanıp, Erasmus Ofisi’nden “seçildiğinize dair” resmi teyidi almadan hiçbir mali taahhüt altına girmeyin.

Şu anki tek göreviniz: Arkanıza yaslanıp, iro.hku.edu.tr duyurular sayfasını takipte kalmak. Sonuçlar açıklandığında asil listedeyseniz, yol haritasının “Kabul Mektubu” ve “Sözleşme” duraklarına hızla geçiş yapacağız!

Tam olarak öyle! Başvuru butonuna basıldığı an ile sonuçların açıklandığı an arasındaki o meşhur “bekleme salonu” aşamasındasınız. Bu süreçte personelin yapması gereken en sağlıklı şey “stratejik bekleme” moduna geçmektir.

İşte bu belirsiz süreçte izlenmesi gereken adımlar:

1. İlan Takvimini Not Edin

Başvuru rehberinde belirtilen “Tahmini Sonuç İlan Tarihi”ni ajandanıza kaydedin.

•  Sonuçlar genellikle başvurular kapandıktan sonraki 2-4 hafta içinde, komisyon değerlendirmesi biter bitmez iro.hku.edu.tr üzerinden ilan edilir.

📧 2. Kurumsal E-postanızı “Favorilere” Alın

Erasmus Ofisi, eksik belge veya puanlama ile ilgili bir güncelleme yapması gerekirse size sistem (Turna Portal) veya kurumsal e-posta üzerinden ulaşacaktır. Bu süreçte gelen kutunuzu (ve bazen gereksiz kutusunu) günlük olarak kontrol etmekte fayda var.

🗺️ 3. Taslak Bir “Hareketlilik Planı” Oluşturun

Henüz kazanıp kazanmadığınız belli olmasa da, eğer seçilirseniz gitmek istediğiniz kurum/kuruluşları zihninizde netleştirin.

• Ders Verme ise: Anlaşmalı olduğumuz kurum listesine göz atın.

• Eğitim Alma ise: Potansiyel eğitim merkezlerini veya üniversiteleri araştırın.

🔍 4. Puanınızı Kontrol Edin (Ön Hazırlık)

İlan metnindeki puanlama kriterlerini tekrar okuyun.

• “Hizmet yılım doğru yansıtılmış mı?”

• “Dil belgem geçerli mi?”

• “Daha önce bu hareketlilikten yararlandım mı?” Gibi soruların yanıtlarını hazırlayın ki, Ön Değerlendirme Listesi açıklandığında bir hata görürseniz itiraz süresini (genellikle 48-72 saattir) kaçırmadan müdahale edebilesiniz.

⚠️ Önemli Uyarı: Henüz Harcama Yapmayın!

Bu aşamada en büyük hata, “kesin seçilirim” düşüncesiyle uçak bileti almak veya konaklama rezervasyonu (iptal edilemez olanlardan) yapmaktır.

Altın Kural: Nihai yerleştirme sonuçları açıklanıp, Erasmus Ofisi’nden “seçildiğinize dair” resmi teyidi almadan hiçbir mali taahhüt altına girmeyin.

Şu anki tek göreviniz: Arkanıza yaslanıp, iro.hku.edu.tr duyurular sayfasını takipte kalmak. Sonuçlar açıklandığında asil listedeyseniz, yol haritasının “Kabul Mektubu” ve “Sözleşme” duraklarına hızla geçiş yapacağız!