Hareketlilik Öncesi

[ ] Sonuç Mailini Teyit Edin: Erasmus+ KA171/KA131 seçim sonuçlarına göre “Asil” olduğunuzu bildiren resmi e-postayı aldığınızdan emin olun.

[ ] Pasaport: Pasaportun resimli ve kimlik bilgilerinin olduğu sayfa.

[ ] Banka Hesabı: Denizbank‘tan açılmış bir Euro Hesabı.

[ ] Hesap Bilgisi: Açılan Euro hesabının IBAN ve şube bilgilerini gösteren belge veya ekran görüntüsü.

[ ]Kabul Mektubu (Acceptance Letter): Misafir olacağınız kurumdan, hareketlilik tarihlerinizi ve faaliyet türünüzü (Eğitim Alma) içeren resmi bir davet mektubu almalısınız. Bu belgeyi HKÜ Erasmus Ofisi’ne e-posta ile iletmeniz gerekir.

[ ] Detaylı Mobility Agreement Hazırlığı: Karşı kurumla ortaklaşa, her gün tek tek ne yapılacağını ifade eden (günlük faaliyet planı) çok detaylı bir Mobility Agreement taslağı oluşturun. 

[ ] İmza Sıralaması:

Siz (Katılımcı): Belgeyi önce siz imzalayın.

HKÜ Kurum Koordinatörü: Nihai imza için iro@hku.edu.tr ve simge.yilmaz@hku.edu.tr adreslerini CC’leyerek iletin.

[ ] Karşı Kurum: En son aşamada karşı kurumun imza ve mühür sürecini tamamlayın.

[ ] İzin Talebi: HKÜ sistemi üzerinden izin başvurunuzu yapın.

Önemli: Açıklama kısmına mutlaka “Erasmus+ Personel Hareketliliği kapsamında hareketliliğe gideceğinizi” yazın.

Sigorta: Tüm süreci kapsayan yurtdışı sağlık/kaza sigortasını yaptırıp IRO’ya iletin. (iro@hku.edu.tr) 

[ ] Vize Kolaylaştırıcı Belge: Turnaportal üzerinden vize yazınızı alın ve vize dosyana ekleyin.

Hibe Sözleşmesi: Tüm evraklar tamamlandığında IRO ile hibe sözleşmesini imzalayın.(Toplam hibenin %80’i hareketlilik önce, %20’si harekertlilikten sonra Euro hesabına yatırılır.)

Bilet ve Vize: Vize işlemlerini tamamlayın ve uçak bileti PDF’ini IRO’ya gönderin. Seyahat günü için hibelendiriliyorsanız mutlaka hareketliliğinizin olmadığı bir günde seyehatinizi gerçekleştirmelisiniz.

Hareketlilik Sırasında

[ ] Günlük Programa Sadık Kalın: Karşı kurumla ortaklaşa oluşturduğunuz ve onaylattığınız, her günü tek tek ifade eden detaylı günlük faaliyet programına birebir uyun.

[ ] Belirlenen Günlere Sadık Kalın

[ ] Yol Çakışması Kontrolü: Seyahat (yol) hibesi alıyorsanız seyehat günlerinin hareketlilik (faaliyet) günleri ile çakışmadığından emin olun.

[ ] Geçerlilik Uyarısı: Fiziksel faaliyet süresinin Ka171 5 günden az olması ve Ka131 için 2 günden az olması durumunda , hareketliliğin Erasmus+ kuralları gereği geçersiz sayılacağını ve hibe ödemesi yapılmayacağını unutmayın.

[ ] Katılım Sertifikasını Onaylatın: Faaliyetinizin son gününde, karşı kurumun ilgili birimine giderek faaliyet tarihlerini içeren “Katılım Sertifikasını” (Certificate of Attendance) ıslak imzalı ve mühürlü olarak alın. Mutlaka katılımcının adı soyadı, bölümü, hareketlilik türü, tamamlanan program  (8 saat teaching)  belirtilmelidir. 

İpucu: Sertifikadaki tarihlerin pasaport mühürlerinizle uyumlu olduğundan emin olun.

[ ] Seyahat Belgelerini Saklayın: Gidiş yolculuğunuzda kullandığınız biniş kartlarını (boarding pass) fiziksel veya dijital olarak mutlaka muhafaza edin.

Hareketlilik Sonrasında

Hibe ödemenizin tamamlanması (%20 kalan kısım) ve sürecin resmi olarak kapatılması için bu adımları en geç 15 iş günü içinde yapmalısınız:

[ ] Belge Gönderimi: Aşağıdaki belgeleri PDF olarak taratıp iro@hku.edu.tr adresine iletin ve ardından fiziksel olarak da teslim edin:

  • Karşı kurumdan alınan ıslak imzalı ve mühürlü Katılım Sertifikası.
  • Gidiş ve Dönüş uçuşlarına ait tüm Biniş Kartları (Boarding Passes).
  • E-devlet üzerinden alınan “Yurda Giriş-Çıkış Belgesi”
  • Pasaportunuzdaki giriş-çıkış mühürlerinin fotokopisi

[ ] Nihai Raporu (EU Survey) Doldurun: Avrupa Komisyonu tarafından e-posta adresinize otomatik olarak gönderilecek olan çevrimiçi katılımcı anketini/raporunu eksiksiz tamamlayın, PDF’ini iro@hku.edu.tr adresine gönderin

[ ] Deneyim Paylaşımı: Hareketliliğe dair kısa bir geri bildirim notunu IRO birimi ile paylaşarak kurum içi yaygınlaştırma sürecine katkı sağlayın.