Erasmus+ kapsamında öğrenci ve personel hareketliliği yapabilmek için iki kurumun birbirini tanıyan, aktif bir Kurumlararası Anlaşma (Inter-Institutional Agreement / IIA) imzalaması zorunludur. Bu anlaşmalar, 2021-2027 Erasmus+ dönemi itibarıyla EWP (Erasmus Without Paper) Dashboard üzerinden elektronik olarak imzalanmaktadır.
Bu rehber, bir öğretim üyesinin anlaşma talebini iletmesinden anlaşmanın aktif hale gelmesine kadar tüm süreci adım adım açıklamaktadır.
Anlaşma gerektiren hareketlilik türleri aşağıda sıralanmıştır.
- Erasmus+ KA131 Öğrenci Öğrenim Hareketliliği
- Eramsus+ KA131 Personel Ders Verme Hareketliliği
Eramsus+ KA131 Personel Eğitim Alma Hareketliliği ve Erasmus+ KA131 Öğrenci Staj Hareketliliği kurumlararası anlaşma gerektirmez fakat yapılan anlaşmalara eklenebilir.
2. Süreç Akışı ve Sorumluluklar
Süreç üç taraf arasında yürütülür: Öğretim Üyesi, HKU Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü (IRO) ve ilgili karşı kurum Erasmus koordinatörlüğü.
| Adım 1 | Sorumlu: Öğretim Elemanı | Anlaşma talebini IRO’ya iletir ve ön araştırmayı yapar |
| › Hangi üniversiteyle anlaşma istediğini belirtir (şehir, ülke, varsa Erasmus kodu). | ||
| › Hangi fakülte / bölümle iş birliği kurulacağını belirtir. | ||
| › Hareketlilik kapsamını netleştirir: öğrenci öğrenim mi, öğrenci staj mı, personel eğitim alma mı personel ders verme mi? | ||
| › Tahmini kontenjanı belirtir: kaç öğrenci/personel gidecek, kaçı gelecek? | ||
| › Ders dilini ve varsa dil seviyesi şartını belirtir (örn. B2 İngilizce). | ||
| › Karşı kurumda tanıdık öğretim elamanı varsa iletişim bilgisini iletir. | ||
| › Karşı kurumun Erasmus+ koordinatör e-postasını araştırır ve IRO’ya iletir. | ||
| › Karşı kurumun ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) sahibi olup olmadığını teyit eder. | ||
| (Kontrol: https://erasmus-plus.ec.europa.eu → Erasmus+ Institution Search) | ||
| › Karşı kurumun Erasmus kurumsal kodunu öğrenmeye çalışır (ör. F PARIS001). | ||
| › Kendi bölümünün ISCED-F 2013 alanını belirler (ör. 0231 Dil öğrenimi). | ||
| Bu bilgi EWP Dashboard’a girilecek zorunlu bir alandır. | ||
| › Tüm bu bilgileri toplayarak IRO’ya teslim eder; bu noktadan itibaren süreç IRO’ya geçer. | ||
| Adım 2 | Sorumlu: Öğretim Elemanı | Karşı kurumdan gelen bilgileri IRO’ya teslim eder |
| › Karşı kurumun Erasmus koordinatöründen aşağıda listelenen bilgileri toplar. | ||
| › Eksik bilgi varsa karşı kurumla doğrudan yazışarak tamamlar. | ||
| › Tüm bilgiler eksiksiz olduğunda bu formu doldurarak IRO’ya teslim eder. | ||
| › Bu noktadan itibaren Dashboard işlemleri IRO tarafından yürütülür. | ||
| Adım 3 | Sorumlu: IRO | Bilgileri alır, kontrol eder ve karşı kuruma ulaşır |
| › Öğretim elemanının ilettiği bilgileri alır ve EWP Dashboard’da ön kontrol yapar. | ||
| › Mevcut aktif bir IIA olup olmadığını kontrol eder (aynı kurum, aynı alan). | ||
| › Karşı kurumun EWP sistemine bağlı olup olmadığını kontrol eder. | ||
| EWP’ye bağlı değilse: IIA PDF formatında hazırlanır, e-posta ile gönderilir. | ||
| › 5 iş günü içinde yanıt gelmezse hatırlatma yazısı gönderilir. | ||
| › Öğretim elemanından destek istenebilir; karşı kurumda tanıdığı varsa yönlendirmesi hızlandırır. | ||
| › Anlaşma taslağı EBS üzerinden Rektörlük oluruna ve uygunluğuna sunulur. | ||
| Adım 4 | Sorumlu: IRO | EWP Dashboard’a bilgileri girer ve IIA taslağını oluşturur |
| › EWP Dashboard’a giriş yapılır | ||
| › Karşı kurum Erasmus koduyla aranır ve seçilir. | ||
| › HKU tarafı: fakülte, bölüm, OUnit, koordinatör bilgileri girilir. | ||
| › Karşı taraf bilgileri forma işlenir (öğretim elemanının teslim ettiği formdan). | ||
| › Hareketlilik koşulları girilir: her tür için ayrı satır açılır. | ||
| ISCED kodu, öğrenci/personel sayısı, süre, dil ve seviye ayrı ayrı belirtilir. | ||
| › Her iki tarafın imzacı bilgileri (ad, unvan, e-posta) girilir. | ||
| › ‘Submit for Approval’ ile karşı kuruma onay talebi iletilir. | ||
| ⚠ Önemli: Öğrenim ve staj hareketliliği aynı satırda gösterilemez; ayrı satır açılır. | ||
| Adım 5 | Sorumlu: Karşı Kurum | EWP Dashboard üzerinden onay verir |
| › Karşı kurum IIA taslağını Dashboard’da inceler ve onaylar. | ||
| › Değişiklik talep edilirse IRO revize eder ve tekrar gönderir. | ||
| › 2 hafta içinde yanıt gelmezse IRO hatırlatma e-postası gönderir. | ||
| › Bazı kurumlar EWP yerine ıslak/e-imzalı PDF tercih edebilir; buna göre alternatif hazırlanır. | ||
| Adım 6 | Sorumlu: IRO | IIA aktif — hocaya bildirilir ve arşivlenir |
| › İki tarafın onayının ardından IIA otomatik olarak aktif hale gelir. | ||
| › IRO öğretim elemanına bilgilendirme e-postası gönderir. | ||
| › Dashboard’dan IIA PDF’i indirilerek arşivler. | ||
| › Anlaşmalı üniversiteler listesi (web sitesi / Google Sheets) güncellenir. | ||
| › IIA genellikle 3 akademik yıl geçerlidir ;bitiş tarihi not edilir. | ||
3. Bilgi ve Belge Toplama Formu
Aşağıdaki bilgiler hoca tarafından karşı kurumdan toplanarak IRO’ya teslim edilecektir. Dashboard’a giriş bu form eksiksiz olmadan başlatılmaz.
- Kurum Kimliği
| ☐ | Resmi kurum adı (İngilizce)
EWP Dashboard’a girilecek tam resmi ad — kısaltma kabul edilmez |
| ☐ | Erasmus kurumsal kodu
Örnek: F PARIS001 / D BERLIN01 / PL WARSAW01 |
| ☐ | Ülke ve şehir |
| ☐ | Kurumun web adresi |
- İletişim ve İmza Yetkililisi Bilgileri
| ☐ | Erasmus koordinatörü — ad soyad |
| ☐ | Erasmus koordinatörü — e-posta adresi |
| ☐ | Erasmus koordinatörü — telefon
Opsiyonel, ancak pratik kolaylık sağlar |
| ☐ | IIA imzalama yetkililisi — ad soyad
Rektör, Prorektor veya IRO müdürü olabilir |
| ☐ | İmzalama yetkililisi — unvan ve e-posta
EWP’de imzacı kişi olarak tanımlanacak |
- Akademik Kapsam
| ☐ | İş birliği yapılacak fakülte / bölüm adı
Bizim bölümümüzle eşleşen karşı taraf birimi |
| ☐ | ISCED-F 2013 kodu ve alan adı
Örnek: 0231 Language acquisition / 0312 Political science |
| ☐ | Eğitim dili
Öğrencilerin karşı kurumda ders alacağı dil |
| ☐ | Dil yeterlilik seviyesi (CEFR)
Örnek: B2 İngilizce — her hareketlilik türü için ayrı belirtilmeli |
- Belge Gereksinimleri (Dashboard Girişi İçin)
| ☐ | ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) aktif mi?
https://erasmus-plus.ec.europa.eu → Institution Search’ten teyit et |
| ☐ | Kurumun EWP sistemine bağlı olduğunun teyidi
EWP Dashboard’da arama yapılarak kontrol edilir |
| ☐ | İmzacı kişinin e-posta adresi (EWP bildirimi gidecek)
Yanlış girişte onay süreci başlamaz |
| ☐ | Koordinatör e-postası (EWP Dashboard bildirimleri için) |
4. Hareketlilik Planı Tablosu
Aşağıdaki tablo, karşı kurumla mutabık kalınan hareketlilik koşullarını göstermektedir. Bu tablo EWP Dashboard’a birebir aktarılacaktır. Her hareketlilik türü için ayrı satır doldurulur.
| From (Gönderen Kurum) | To (Alıcı Kurum) | Department (Bölüm / Alan) | Mobility Type (Hareketlilik Türü) | Kişi Sayısı | Süre (1 kişi için) |
| HKU | [Karşı Kurum] | [Bölüm / ISCED] | Student Mobility for Studies (SMS) | … | … ay |
| [Karşı Kurum] | HKU | [Bölüm / ISCED] | Student Mobility for Studies (SMS) | … | … ay |
| HKU | [Karşı Kurum] | [Bölüm / ISCED] | Student Mobility for Traineeships (SMT) | … | … ay |
| [Karşı Kurum] | HKU | [Bölüm / ISCED] | Student Mobility for Traineeships (SMT) | … | … ay |
| HKU | [Karşı Kurum] | [Bölüm / ISCED] | Staff Mobility for Teaching (STA) | … | … gün |
| [Karşı Kurum] | HKU | [Bölüm / ISCED] | Staff Mobility for Teaching (STA) | … | … gün |
| HKU | [Karşı Kurum] | [Bölüm / ISCED] | Staff Mobility for Training (STT) | … | … gün |
| [Karşı Kurum] | HKU | [Bölüm / ISCED] | Staff Mobility for Training (STT) | … | … gün |
⚠ Her hareketlilik türü EWP Dashboard’a ayrı satır olarak girilir. Uygulanmayan türleri tablodan kaldırabilirsiniz. Süre: öğrenciler için minimum ay 2 ay (minimum 3 ay), personel için gün (minimum 2 iş günü).
5. Önemli Notlar
5.1 EWP’ye Bağlı Olmayan Kurumlar
Karşı kurum EWP Dashboard’a bağlı değilse anlaşma PDF formatında hazırlanır. IRO tarafından her iki tarafın imzasıyla yürürlüğe girer. Bu durum UA uyum denetimlerinde de kabul görmektedir.
5.2 Geçerlilik Süresi
IIA’lar genellikle 3 akademik yıl için geçerlidir. Bitiş tarihi öncesinde yenilenme işlemi başlatılmalıdır. IRO bu tarihleri takip etmektedir.
5.3 Hareketlilik Başlamadan Önce
Aktif IIA, hareketliliğin başlaması için zorunlu koşuldur; ancak tek başına yeterli değildir. IIA’nın ardından öğrenci/personel seçimi, Learning Agreement ve hibe sözleşmesi aşamaları tamamlanmalıdır. Bu süreçler için IRO ile iletişime geçiniz.