HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ
ERASMUS+ PROGRAMI UYGULAMA YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
MADDE 1- Amaç
Bu Yönergenin amacı, Hasan Kalyoncu Üniversitesi (HKÜ) bünyesinde yürütülen Erasmus+ Yükseköğretim Programı (KA131 ve KA171) kapsamındaki öğrenci ve personel hareketliliği faaliyetlerinin uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
MADDE 2- Kapsam
Bu Yönerge, HKÜ’ye kayıtlı ön lisans, lisans ve lisansüstü düzeydeki tüm öğrencileri ile HKÜ’de tam zamanlı çalışan akademik ve idari personeli kapsar.
MADDE 3- Dayanak
Bu Yönerge:
-
Avrupa Komisyonu tarafından verilen Erasmus Üniversite Beyannamesi (ECHE) ilkeleri,
-
T.C. Dışişleri Bakanlığı Avrupa Birliği Başkanlığı, Türkiye Ulusal Ajansı (UA) tarafından yayımlanan güncel Erasmus+ Uygulama El Kitabı ve ilgili genelgeler,
-
Yükseköğretim Kurulu (YÖK) tarafından yayımlanan ilgili mevzuat,
-
HKÜ Senatosu ve Yönetim Kurulu kararları,
-
HKÜ Ön lisans, Lisans ve Lisansüstü Eğitim-Öğretim Yönetmelikleri’ne dayanılarak hazırlanmıştır.
MADDE 4- Tanımlar
(1) Bu Yönergede geçen;
-
AKTS (ECTS): Avrupa Kredi Transfer Sistemini;
-
Birim Koordinatörü (Fakülte/Bölüm/Program): Akademik birimlerde Erasmus+ Programının eşgüdümünden, ders intibakları ve akademik danışmanlıktan sorumlu olarak görevlendirilen kişileri;
-
ECHE: Yükseköğretim için Erasmus Beyannamesi’ni (Erasmus Charter for Higher Education);
-
Erasmus+ Anlaşması: Erasmus+ çerçeve programı kapsamında, Avrupa Komisyonu tarafından verilen ‘Erasmus Charter for Higher Education’ belgesine sahip yükseköğretim kurumlarıyla imzalanan, ülkemizde Avrupa Komisyonu’nun ilgili programlarını yürüten Ulusal Ajans tarafından belirlenen kuralları gözeten, hareketlilik kontenjanlarının ve ilgili koşulların tanımlandığı anlaşmaları;
-
Hibe Sözleşmesi: Hasan Kalyoncu Üniversitesi ile Erasmus+ Programı’na katılmaya hak kazanan öğrenci ve personel arasında imzalanan, genel ve mali hükümlerin yer aldığı sözleşmeyi;
-
Koordinatörlük/Erasmus Ofisi: Hasan Kalyoncu Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne bağlı, Erasmus+ Programının yürütülmesinden sorumlu birimi;
-
Kurum Koordinatörü: Programın HKÜ’deki genel işleyişinden ve eşgüdümünden sorumlu Rektör tarafından görevlendirilen kişiyi;
-
Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement): Öğrencinin gideceği kurumda alacağı dersler ile HKÜ’deki eşdeğer dersleri gösteren ve üç tarafça (Öğrenci, Gönderen Kurum, Karşı Kurum) onaylanan belgeyi tanımlar.
-
Rektör: Hasan Kalyoncu Üniversitesi Rektörü’nü
-
Seçim Komisyonu: Rektörlükçe görevlendirilen ve Erasmus Programından yararlanacak yararlanıcı adaylarının seçimini gerçekleştiren Komisyonu;
-
Ulusal Ajans (UA): Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığını;
-
Uygulama El Kitabı: Ulusal Ajans tarafından, ilgili yılın Erasmus+ Programı Etkinliklerinin temel uygulama ilkelerini belirlemek üzere yayımlanan kaynak belgeyi;
-
Üniversite/HKÜ: Hasan Kalyoncu Üniversitesini;
İKİNCİ BÖLÜM
Organizasyon ve Görev Tanımları
MADDE 5- Yetkili Birimler ve Görevleri
(1) Erasmus+ Kurum Koordinatörü’nün Görevleri:
Erasmus+ Kurum Koordinatörü Rektör tarafından atanır.
-
Erasmus+ Programı’nın Üniversite genelinde yürütülmesinin eşgüdümünü sağlamak.
-
Programın yıllık bütçe planlamasını yapmak ve UA’ya sunmak.
-
Programın süreci ile ilgili takvime karar vermek, yayımlamak ve güncellemek.
-
Başvuru takvimini, seçim kriterlerini ve hibe miktarlarını Rektörlük onayına sunarak ilan etmek.
-
Öğrenci ve personel başvurularını almak, değerlendirme süreçlerini yürütmek ve sonuçları ilan etmek.
-
Giden ve gelen yararlanıcılarla hibe sözleşmelerini hazırlamak, hibe ödemelerini gerçekleştirmek ve gerekli yasal belgeleri düzenlemek.
-
Tanıtım ve bilgilendirme etkinliklerinde bulunarak programın etkinliğini artırmaya çalışmak.
-
Program ile ilgili gelişmeleri ve alınan kararları Erasmus+ Fakülte/Bölüm/Program Koordinatörlerine iletmek ve eşgüdümü sağlamak.
-
UA ile gerekli iletişimi yürümek ve program kurallarının takip edilmesini ve yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
-
UA’ya sunulacak nihai raporları hazırlamak.
-
Erasmus+ Programını tamamlayan Üniversite öğrencilerinin hareketlilik sırasında aldıkları derslerin eşdeğerliğinin yapılması konusunda Akademik Tanınma Belgesi’nin hazırlanmasını sağlamak.
(2) Fakülte/Bölüm/Program Koordinatörlerinin Görevleri:
Erasmus Fakülte/Bölüm/Program Koordinatörü, ilgili Fakülte/Yüksekokul Dekanı/Müdürü tarafından öğretim elemanları arasından atanır ve ilgili atama yazısı Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne bildirilir.
-
Bölümündeki değişim programlarını tanıtmak ve öğrencilere akademik danışmanlık yapmak.
-
Öğrenim Anlaşmalarındaki (Learning Agreement) ders içeriklerini onaylamak ve denkliklerini (intibak) sağlamak.
-
Hareketliliği tamamlayan öğrencilerin transkriptlerini inceleyerek intibak işlemlerini başlatmak ve Yönetim Kurulu onayına sunmak.
-
Erasmus+ kapsamında yurt dışından gelen öğrencilere ders seçimleri ve diğer akademik konularda danışmanlık yapmak.
-
Yurt dışındaki yükseköğretim kurumu ile bağlantı kurmak ve öğrenciye akademik konularda yardımcı olmak.
(3) Erasmus+ Seçim Komisyonu:
Erasmus+ Seçim Komisyonu Rektör tarafından atanır ve 3 kişiden oluşur:
-
Erasmus+ programı kapsamında hareketlilik başvurusu yapan öğrenci ve personelin UA’nın yayımlamış olduğu Uygulama El Kitabı uyarınca değerlendirilmesini yapar, seçim ve hibe tahsis süreçleri ile ilgili kararlar alır.
-
Erasmus+ Seçim Komisyonu, Hareketliliğe başvuran öğrencilerin seçim ve yerleştirmeleri ile ilgili kararlar alır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Erasmus+ Öğrenci Öğrenim ve Staj Hareketliliği Kapsamında Öğrenci Hareketliliği
MADDE 6- Öğrenci Öğrenim Hareketliliği
(1) Öğrenci Öğrenim hareketliliği faaliyeti, ECHE ve Üniversitenin mevcut kurumlararası anlaşmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.
(2) Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere 2 ilâ 12 ay arasındadır.
(3) Öğrencilerin diploma/derecelerinin gerektirdiği çalışmaları yurt dışında yapmak üzere, bir tam akademik yıl için 60 AKTS; iki dönemlik akademik yılda bir dönem için 30 AKTS ve üç dönemlik akademik yılda bir dönem için 20 AKTS kredisine denk gelen programı takip etmek üzere gönderilmesi beklenir. Takip edilen programda başarılı olunan kredilere tam akademik tanınma sağlanır.
(4) Erasmus+ Koordinatörlüğü her yıl öğrencilere yönelik düzenli tanıtım toplantıları yaparak, Erasmus+ Programı’nın üniversite içinde duyurulmasını ve katılımın yaygınlaştırılmasını sağlar. Başvurularla ilgili bilgi Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’nün ve Üniversitenin internet sayfalarında ve fakülte duyuru panolarında duyurulur.
MADDE 7- Öğrenci Staj Hareketliliği
(1) Öğrenci Staj Hareketliliği faaliyeti, yükseköğretim kurumunda kayıtlı bir öğrencinin akademik çalışma alanıyla ilgili olarak yurt dışındaki bir işletmede, bir araştırma enstitüsünde, bir laboratuvarda veya bir kurum veya kuruluşta staj yapmasıdır. Yükseköğretim kurumunda ders takibi staj olarak kabul edilmez.
(2) Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere 2 ile 12 ay arasında bir süredir. Staj faaliyeti, öğrenim süresi içerisinde her sınıfta gerçekleştirilebilir. Ayrıca öğrenim programlarının son sınıflarındaki öğrenciler mezun olduktan sonraki 12 ay içerisinde staj faaliyetinden yararlanabilir.
(3) Yükseköğretim kurumları mezuniyet sonrası staj faaliyetinin dışında kalmayı tercih edebilirler. Mezuniyet sonrası staj faaliyetinin dışında kalmayı tercih edecek yükseköğretim kurumları, ilgili başvuru döneminde buna ilişkin bir üst yönetim kararı almalı ve bu durumu öğrencilere duyurmalıdır.
MADDE 8- Öğrenci Öğrenim ve Staj Hareketliliği Seçim Kriterleri
(1) Hareketliliğe katılacak öğrenciler, Üniversite tarafından yapılan seçimle belirlenir. Seçim, her fakülte/bölüm/program için kontenjan dâhilinde en yüksek puanı alan öğrencilerin sıralama sonucuna göre yapılır.
(2) Fakülte/bölüm/programlardan belirlenen hibe kontenjanı dâhilinde başvuru olmaması veya hibe tahsis edilen öğrencilerin vazgeçmeleri durumunda dağıtılamayan hibe miktarı, başka fakülte/bölüm/programlara adil ve şeffaf bir şekilde dağıtılabilir. Söz konusu dağıtım kararı ve usulü rektörlük kararı ile kayıt altına alınır.
(3) Bir hibe sözleşmesi kapsamında seçilen ancak o sözleşme içerisinde faaliyetlerini gerçekleştirmeyen öğrenciler, “kazanılmış hak” gerekçesiyle bir sonraki hibe sözleşmesinin kapsamına alınamazlar. Öğrenciler her sözleşme dönemi için, ilgili sözleşme döneminde geçerli olan seçim şartlarına göre seçilir ve faaliyetlerini gerçekleştirirler. Mücbir sebeple asgari süre tamamlanmadan geri dönülmesi durumunda bu kural uygulanmaz.
(4) UA’nın belirlediği seçim ölçütlerine göre öğrenim ve staj faaliyetine katılacak öğrenciler, Üniversite tarafından seçilir. Öğrenci seçimleri, asgari şartları sağlayarak başvuruda bulunan öğrenciler arasından, UA tarafından ilan edilen değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklı puanları dikkate alınarak puanların en yüksekten aşağıya doğru sıralanması ve tercih sırası/puan/bütçe kriterlerine göre gerçekleştirilir.
(5) Öğrenci seçiminde Ulusal Ajans tarafından belirlenen ölçütler esas alınır. Öğrencilerin Erasmus+ hareketliliğinden yararlanabilmesi için aşağıdaki genel koşulları sağlaması gerekir:
-
Öğrenim Durumu: HKÜ’de kayıtlı tam zamanlı öğrenci olmak. Ön lisans ve lisans öğrencileri için birinci sınıfın ilk dönemi tamamlanmış olmalıdır.
-
Akademik Başarı (GNO):
-
Ön Lisans ve Lisans öğrencileri için: 4.00 üzerinden en az 2.20. Not ortalamasının tespitinde öğrencinin almış olduğu en son transkript kullanılır.
-
Lisansüstü öğrencileri (Yüksek Lisans/Doktora) için: 4.00 üzerinden en az 2.50. Yüksek lisans ve doktora düzeyinde ilk dönem başvuran ve henüz seçim yapılan yükseköğretim kurumunda transkripti oluşmamış öğrenciler için bir önceki yükseköğretim kademesinde alınan mezuniyet notu kullanılır. Tez/yeterlilik/tez önerisi/tez savunma döneminde bulunan lisansüstü öğrencileri yalnızca staj hareketliliğinden yararlanabilir.
-
-
Dil Yeterliliği: Üniversite tarafından belirlenen dilde (genellikle İngilizce) yabancı dil sınavından veya kabul edilen ulusal/uluslararası sınavlardan Senato tarafından belirlenen eşdeğerlikte puan almak.
-
Toplam Süre Sınırı: Aynı öğrenim kademesi içerisinde (ön lisans, lisans, yüksek lisans, doktora) daha önce yararlanılan hareketlilik süreleri dahil, toplam 12 ayı (hibeli veya hibesiz) geçmemiş olmak.
(6) İngilizce Hazırlık ve Bilimsel Hazırlık Programı öğrencileri, özel öğrenciler ve kayıtsız öğrenciler Erasmus+ Programı’na başvuramazlar. Kayıt donduran öğrenciler, kayıt dondurdukları dönemde öğrenim hareketliliği veya zorunlu stajlarını gerçekleştiremez. Kayıt dondurulan dönemde öğrenim veya staj hareketliliği başvurusu yapılabilir.
(7) Yeterlik sınavına girmemiş, tez önerisi aşamasında veya azami süresinin son döneminde olan doktora öğrencileri Erasmus+ Programı’ndan yararlanamaz.
(8) Öğrencilerin Erasmus+ Hareketliliği’ni uzatma talepleri Erasmus+ Kurum Koordinatörü ve Fakülte/Bölüm/Program Koordinatörü, tez ve/veya akademik danışmanları tarafından değerlendirmeye alınır.
(9) Üniversite, yurt dışında geçirilen öğrenim dönemine tam tanınma sağlamakla yükümlüdür.
MADDE 9- Öğrenim ve Staj Hareketliliği Süre ve Koşulları
(1) Erasmus+ programı altındaki Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği kapsamındaki faaliyetler, ilgili sözleşme dönemi Uygulama el Kitabı ve UA düzenlemeleri çerçevesinde gerçekleştirilir:
-
Süre; en az 3 tam ay, en fazla 12 tam aydır.
-
Öğrencinin bir dönemde alacağı derslerin AKTS kredi yükü 30 AKTS olmalıdır. Öğrencinin alacağı derslerin intibakı, Fakülte/Bölüm/Program Koordinatörü onayı ile Öğrenim Anlaşmasında (Learning Agreement) kesinleştirilir.
-
Öğrenci, Öğrenim Anlaşmasındaki derslerden başarılı sayılması için karşı kurumun ilgili başarı notunu almalıdır. Başarısız olunan dersler intibak edilmez ve öğrencinin HKÜ’de bu dersleri tekrar alması gerekir. Başarısızlık durumunda (alınması gereken AKTS’nin %80’inden az başarı sağlanması) hareketlilik dönüşü hibe kesintisi uygulanır.
-
Programın zorunlu stajını Erasmus+ kapsamında yapan öğrenci, staj sonrası HKÜ’nün ilgili biriminin staj değerlendirme ve onay sürecini de tamamlamak zorundadır.
-
Tüm ölçütler dikkate alınarak hesaplanan toplam puanların eşit olması halinde; akademik başarı notu yüksek olan öğrenciye, akademik başarı notunun da eşit olması halinde aynı kademe içinde üst sınıfta olan öğrenciye öncelik verilir.
-
Öğrencilerin puan sıralaması, bölüm veya fakültelere ayrılan kontenjanlara göre ilgili bölüm/fakülte içerisinde yapılır.
-
Öğrencinin faaliyet süresinin uzatılmasını istemesi halinde talebi, Erasmus+ Kurum Koordinatörü ve öğrencinin fakülte/bölüm/program yetkilileri tarafından değerlendirilir. Gidilen kurumun onayı ve öğrencinin akademik durumunun da uygun olmasına bağlı olarak süre uzatımı yapılması mümkündür; fakat zorunlu değildir.
-
Hareketlilik türü için bu el kitabında belirtilen asgari sürenin tamamlanması ancak planlanan faaliyet süresinden erken dönülmesi durumunda öğrencinin yurt dışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi istenir.
-
Asgari faaliyet süresi sağlanmadan şahsî bir mücbir sebepten dolayı öğrencinin geri dönmek zorunda kalması halinde, öğrencinin faaliyetini tekrar etme imkânı vardır.
-
Öğrenciler, istedikleri takdirde hibe almaksızın faaliyetlere katılabilirler. Hibesiz öğrenciler de diğer başvurularla beraber genel değerlendirmeye tabi tutulur ve hibeli öğrencilerle aynı süreçten geçer.
-
Faaliyetlere katılan öğrencilerin ilgili faaliyet türlerine göre zorunlu olan sigortalarını yaptırmaları gerekmektedir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Personel Hareketliliği (Ders Verme ve Eğitim Alma)
MADDE 10- Genel Şartlar
(1) HKÜ’de tam zamanlı çalışan akademik veya idari personel olmak.
(2) Personel ders verme hareketliliği için faaliyet süresi, Programla ilişkili ülkeler ile hareketlilikte seyahat hariç en az ardışık 2 gün; Programla ilişkili olmayan ülkeler ile hareketlilikte en az ardışık 5 gündür. Her iki durumda da faaliyetin azami süresi 2 aydır. Faaliyetin geçerli bir faaliyet olarak değerlendirilebilmesi için en az 8 ders saati ders verilmesi zorunludur
(3) Erasmus+ personel hareketliliğinden faydalanan akademik ve idari personel, misafir olduğu yükseköğretim kurum ya da kuruluşta misafir kaldığı ve ders verdiği/eğitim aldığı süreyi belirten bir Katılım Sertifikası getirmekle yükümlüdür.
MADDE 11- Ders Verme Hareketliliği (STA)
(1) Personel ders verme hareketliliği için faaliyet süresi, Programla ilişkili ülkeler ile hareketlilikte seyahat hariç en az ardışık 2 gün; Programla ilişkili olmayan ülkeler ile hareketlilikte en az ardışık 5 gündür. Her iki durumda da faaliyetin azami süresi 2 aydır. Faaliyetin geçerli bir faaliyet olarak değerlendirilebilmesi için en az 8 ders saati ders verilmesi zorunludur
(2) Hareketlilik öncesinde, gidilecek kurumla Mutabakat Anlaşması (Mobility Agreement for Teaching) imzalanmalıdır.
(3) Personel ders verme faaliyeti gün tabanlı bir faaliyettir ve ders verilen günler için hibe ödemesi yapılır. Bu nedenle Personel Ders Verme Hareketliliği Anlaşmasında (Staff Mobility For Teaching – Mobility Agreement) ders verme programının gün bazında belirtilmesi gerekir.
(4) Personel ders verme hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının mücbir sebep dışında 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği ve/veya vermesi gerekenden daha az saat ders verdiğinin görüldüğü durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.
MADDE 12- Eğitim Alma Hareketliliği (STT)
(1) Programla ilişkili ülkeler ile hareketlilikte seyahat hariç en az ardışık 2 gün; Programla ilişkili olmayan ülkeler ile hareketlilikte en az ardışık 5 gündür. Her iki durumda da faaliyetin azami süresi 2 aydır.
(2) Personelin mesleki gelişimine katkı sağlaması ve yeni beceriler öğrenmesini amaçlar.
(3) Personel eğitim alma faaliyeti tam zamanlı bir faaliyettir ve tam gün eğitim alınan süreler için hibe ödemesi yapılır. Bu nedenle Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasında (Staff Mobility For Training – Mobility Agreement) eğitim alma programının gün bazında belirtilmesi gerekir.
(4) Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının mücbir sebep dışında 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirilmesi durumunda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.
MADDE 13- Personel Ders Verme ve Eğitim Alma Hareketliliği Seçim Kriterleri
(1) Üniversite; hareketlilikten faydalanacak personelin seçiminin tarafsız bir şekilde yapılmasını, şeffaflık ve adaletin gözetilmesini sağlamakla yükümlüdür.
(2) Personel hareketliliği gerçekleştirmek isteyen Üniversitede tam/yarı zamanlı olarak istihdam edilmiş ve fiilen görev yapmakta olan personel olması gerekir.
(3) Üniversite tarafından değerlendirme sürecinde kullanılması planlanan değerlendirme ölçütlerinin başvuru süreci başlamadan önce Rektörlük kararıyla kayıt altına alınır ve ilan edilir.
(4) Üniversite seçim sonuçlarını şeffaflık ilkesine uygun olarak, değerlendirmeye tabi tutulan alanlardan alınan puanlar ile birlikte, asil ve yedek listeler halinde ilan eder.
(5) Üniversite seçim sonuçlarına yapılacak itirazlara ilişkin süreç resmi olarak belirlenir ve ilan edilir.
(6) Faaliyetin gerçekleşmediği durumlarda yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Ödeme yapılmışsa iade alınır.
(7) Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin teslim edilmemesi durumunda (katılım sertifikası) hareketlilik geçersiz sayılır ve personele hibe ödenmez, başlangıçta ödenen hibe tahsil edilir. Ayrıca, planlanandan eksik gerçekleşen ya da uygun olmayan faaliyetlere ilişkin olarak da hibe kesintisi yapılır.
(8) Personel istediği takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmek için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.
(9) Hareketlilik süresinin mücbir sebebe bağlı olmaksızın asgari sürenin altında gerçekleştirilmesi durumunda söz konusu hareketlilik geçersiz sayılır ve hibe ödemesi yapılmaz.
(10) Asgari faaliyet süresinden daha uzun süre kalan bir personelin şahsî bir mücbir sebepten dolayı geri dönmek zorunda kalması halinde, personele tamamlayamadığı faaliyetini telafi etmek üzere tekrar gitme imkânı tanınmaz.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Mali Hususlar ve Yükümlülükler
MADDE 14 – Üniversite Yükümlülükleri
(1) Kurumsal Destek Hibesinin Kullanımı: KD hibesinin kullanım yerini üniversite belirler; ancak harcamanın Erasmus+ yükseköğretim öğrenci ve personel hareketliliği faaliyetleri ile ilgili olması gerekmektedir. KD hibesinden Erasmus+ yükseköğretim öğrenci ve personel hareketliliği ile ilgisi olmayan hiçbir harcama yapılamaz.
(2) Kurumsal Destek hibesi, Uygulama El Kitabı’nda yer alan amaç ve ilkelere uygun olarak yurt içi ve yurt dışı görevlendirmeler ile mal ve hizmet alımlarında yine belirtilen usul ve esaslara göre kullanılır.
(3) Proje, UA tarafından ilgili projeye ilişkin kapanış yazısı gönderildikten sonra kapanmış sayılır ve kapanış yazısı ulaştıktan sonra varsa KD’de kalan tutar devam etmekte olan KA131 projesine/projelerine aktarılır.
(4) ECHE Beyannamesinde yer aldığı üzere, Üniversite Ders Kataloğunu internet sitesinde yayımlamayı ve düzenli olarak güncellemeyi yasal temsilci imzasıyla taahhüt eder. Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ders Kataloğu hazırlanır ve ilgili kaynaklarda paylaşılır.
(5) Üniversite, Erasmus+ hareketliliğini, ECHE beyannamesindeki ilkeler, hibe sözleşmesi hükümleri ile Program Rehberi’ndeki kurallara uygun bir biçimde ve süreklilik arz eden bir örgütsel yapı aracılığıyla yürütmeyi taahhüt eder.
(6) Öğrencinin Erasmus+ Hareketliliği’nde aldığı ve başarılı olduğu dersler, HKÜ not döküm çizelgesinde ve diploma ekinde orijinal isimleriyle yer alır.
MADDE 15 – Öğrenci Yükümlülükleri
(1) Seyahat planlaması, pasaport ve vize işlemleri, gidilen ülkedeki oturma izni başvuruları, amaca uygun seyahat sigortası satın alma ve bankadan teminat mektubu gösterilmesi gibi süreçlerin takibi öğrencinin sorumluluğundadır. Bu konularda yapılacak bilgilendirme toplantısına öğrencinin gidiş öncesinde katılımı zorunludur. Bu toplantıya geçerli mazeret sunmadan katılmayan öğrencilere, UA’nın yayınladığı güncel ölçütler doğrultusunda bir sonraki Erasmus+ Hareketlilik başvurularında puan kesintisi uygulanır;
(2) Hak kazandığı halde Erasmus+ Hareketliliği’ne katılmaktan vazgeçen öğrenci, ilgili ilan ve duyuruda belirlenen tarihler içerisinde kararını elektronik ortamda bildirmelidir. Öğrencinin ilgili dönemde Üniversiteye kayıt yaptırabilmesi için, bu bildirimi ders ekleme/bırakma dönemi başlamadan önce yapması gerekir.
(3) Yararlanıcı ile HKÜ arasında imzalanan Hibe Sözleşmesinde belirtilen toplam hibenin en fazla %80’i hareketlilik başlangıcından önce ödenir. Geri kalan hibe tutarı, hareketlilik sonrası gerekli belgelerin teslimi ve Ulusal Ajans kurallarına uygunluğun tespiti ardından ödenir.
(4) Erasmus+ Programı’na katılan öğrenci, anlaşmalı kurumun yönetmeliklerine uymakla yükümlüdür. Öğrencinin anlaşmalı kurumda bir disiplin cezası alması durumunda, bu ceza Üniversite’deki dosyasına işlenir.
(5) Öğrencilerin başvurularının akabinde kabul alamamalarından Üniversite sorumlu tutulamaz.
(6) Sözleşmeleri imzalanan öğrencilere, sözleşmede belirlenen azamî hibe miktarına göre, sözleşmenin imzalanmasını takip eden 30 gün içerisinde ödeme yapılır.
(7) Başarısız öğrencilerin, hibe hesabına esas olan toplam gerçekleşen faaliyet gün sayısının %5’inden az olmamak üzere başarısızlık ile orantılı kesinti yapılır.
(8) Teknik sebepler haricinde, katılımcı raporunu doldurmayan öğrencilere hibe hesabına esas olan toplam gerçekleşen faaliyet gün sayısının %20’si oranında kesinti yapılır.
(9) Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin (katılım sertifikası veya bunun yerine geçebilecek dönüş sonrası transkript (ToR) teslim edilmemesi durumunda hareketlilik geçersiz sayılır ve öğrenciye hibe ödenmez; başlangıçta ödenen hibe tahsil edilir.
(10) HKÜ tarafından burs sağlanan öğrencilerin burs ödemeleri, Erasmus+ programına katıldıkları dönemde de devam eder.
(11) Faaliyet dönemi sonunda öğrencinin çevrimiçi Katılımcı raporunu doldurması, mali desteğin geriye kalan kısmının ödenmesini talep etmesi olarak kabul edilir. Bakiye ödeme varsa, raporun doldurulmasını müteakip en geç 45 gün içinde kalan ödeme yapılır.
(12) Öğrencinin öngörülen hibelendirme süresinden daha kısa süre ile faaliyet gerçekleştirmesi halinde, kesin faaliyet süresi için hesaplanandan daha fazla ilk ödeme yapılmışsa, fazla miktarın öğrenciden iadesi istenir.
(13) Ön lisans, lisans ve lisansüstü öğrencileri, gittikleri üniversitelerde alacakları herhangi bir dersin açılmaması, kontenjanın dolu olması, onaylanmış öğrenim anlaşmasında değişiklik olması durumunda, öğrenim anlaşmasını yarıyıl başından itibaren en geç (1) bir ay içerisinde yenileyerek onay için Fakülte/Bölüm/Program Koordinatörüne göndermekle yükümlüdürler.
MADDE 16- Feragat, İptal ve Disiplin Hükümleri
(1) İtiraz: Seçim sonuçlarına itirazı olan öğrencilerin itirazlarını bildirebilecekleri resmi bir süreç belirlenir ve ilan metninde yer alır.
(2) Feragat: Seçim sonuçları ilan edildikten sonra hareketlilik hakkından feragat etmek isteyen öğrenci/personelin, durumu en kısa sürede yazılı olarak Koordinatörlüğe bildirmesi zorunludur.
(3) İptal: Hareketliliğe başladıktan sonra geçerli bir neden olmaksızın faaliyetini iptal eden veya tamamlamayan yararlanıcıdan, hibe geri talep edilir.
(4) Disiplin: Disiplin cezası alan, istenen belgeleri kasıtlı olarak teslim etmeyen veya HKÜ imajına zarar verecek davranışlarda bulunan öğrencilerin/personelin hareketlilik hakkı iptal edilebilir ve haklarında disiplin işlemleri başlatılabilir.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
MADDE 17- Hüküm Bulunmayan Haller
Bu Yönergede hüküm bulunmayan konularda, öncelikle Türkiye Ulusal Ajansı’nın güncel Erasmus+ Uygulama El Kitabı hükümleri, ardından ilgili YÖK mevzuatı, HKÜ Senato ve Yönetim Kurulu kararları uygulanır.
MADDE 18- Yürürlük
Bu Yönerge, HKÜ Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
MADDE 19- Yürütme
Bu Yönerge hükümlerini Hasan Kalyoncu Üniversitesi Rektörü yürütür.